Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Il sito e il servizio sono gestiti da SmartRoad AI and Technology Services OÜ, Mäealuse 2/1, Tallinn 12618, Estonia.

Per domande generali sulla privacy usa l'email pubblica verificata info@intrastat.ai. Un responsabile della protezione dei dati dedicato e un'autorità di controllo non sono stati verificati per la pubblicazione in questa informativa.

Un contatto privacy dedicato, un DPO e un'autorità di controllo non sono ancora pubblicati perché non verificati per questa informativa.

2. Ambito dell'informativa sulla privacy

Questa informativa si applica al sito intrastat.ai, ai moduli di contatto, alle interazioni con piattaforma e account, alle comunicazioni di assistenza e al trattamento connesso alla preparazione Intrastat.

Contratti con i clienti, moduli d'ordine e accordi sul trattamento dei dati firmati possono contenere termini aggiuntivi o più specifici.

3. Categorie di dati personali

Le categorie di dati trattati dipendono dall'uso del sito e del servizio.

• Informazioni su account e utenti: nome, email aziendale, nome utente, dati aziendali e informazioni di accesso, dove gli account sono abilitati.
• Informazioni di contatto e assistenza: nome, email, dati aziendali, contenuto dei messaggi e corrispondenza correlata.
• Informazioni tecniche e di sicurezza: intestazioni paese derivate dall'IP, informazioni su dispositivo/browser, log applicativi ed eventi di sicurezza, se raccolti dall'applicazione o dall'ambiente di hosting.
• Dati aziendali, fatture, ERP, scambi, importazioni/esportazioni e rendicontazione Intrastat forniti dal cliente, che possono contenere dati personali secondo il dataset.
• Input e output IA: prompt, campi estratti, classificazioni suggerite, risultati di convalida, dati trasformati e risultati della preparazione delle dichiarazioni.
• Registrazioni delle verifiche umane, dove incluse nel servizio.

4. Raccolta dei dati

I dati possono essere raccolti direttamente dagli utenti, tramite caricamenti o integrazioni dei clienti, moduli di assistenza e contatto, interazioni con gli account e automaticamente durante l'uso del sito o della piattaforma.

Il sito attuale include un modulo di contatto, elementi di account/accesso, archiviazione di sessione nel browser del paese selezionato e un'API del paese del visitatore che legge le comuni intestazioni paese fornite dall'hosting o dall'infrastruttura edge.

5. Finalità del trattamento

• Erogare, configurare e amministrare il servizio.
• Trattare dati Intrastat per estrazione, strutturazione, normalizzazione, convalida, supporto alla classificazione, verifica e preparazione delle dichiarazioni.
• Fornire analisi assistite dall'IA e verifica umana dove incluse.
• Rispondere alle richieste di contatto, commerciali e di assistenza.
• Garantire la sicurezza, prevenire abusi, risolvere problemi e migliorare l'affidabilità del servizio.
• Gestire fatturazione, amministrazione commerciale e obblighi legali o di conformità applicabili.

6. Basi giuridiche

Attività di trattamento diverse possono avere basi giuridiche diverse.

Erogazione del servizio

Esecuzione del contratto o misure precontrattuali richieste e legittimi interessi nell'erogazione del servizio B2B.

Dati dei clienti

Quando intrastat.ai tratta dati personali su istruzione del cliente, il cliente determina la base giuridica appropriata e intrastat.ai può operare come responsabile del trattamento.

Assistenza e contatti

Esecuzione del contratto, misure precontrattuali e legittimi interessi nel rispondere alle richieste aziendali.

Sicurezza e log

Legittimi interessi nella sicurezza del servizio e, ove applicabili, obblighi legali.

Cookie facoltativi o marketing

Consenso ove richiesto dalla legge. Nei materiali attuali del sito non è stata verificata un'implementazione di cookie analitici o pubblicitari.

7. Cliente titolare e intrastat.ai responsabile del trattamento

Quando intrastat.ai tratta dati personali contenuti nei dataset aziendali del cliente esclusivamente per fornire i servizi contrattuali su sue istruzioni, il cliente può essere titolare e intrastat.ai responsabile del trattamento.

intrastat.ai può essere titolare per i propri dati di amministrazione account, sito, contatti, fatturazione, sicurezza, assistenza e amministrazione aziendale. I ruoli dipendono dal contesto e possono essere definiti ulteriormente nell'accordo o DPA applicabile.

8. Elaborazione IA

Il servizio usa l'IA per estrazione, abbinamento, suggerimenti sui campi, supporto ai codici merceologici/NC, convalida, trasformazione dei dati e preparazione delle informazioni, dove tali funzionalità sono abilitate.

Input e output pertinenti possono essere elaborati da sistemi IA. Non ogni record è necessariamente inviato a ogni fornitore; intrastat.ai non dovrebbe dichiarare instradamenti specifici senza conferma di configurazione e contratto.

9. Trattamento dei dati da parte di OpenAI

OpenAI può essere usato come fornitore IA o sub-responsabile per carichi IA idonei, dove abilitato nella piattaforma.

Elaborazione regionale UE, conservazione presso il fornitore, impegni di non addestramento e altri controlli dipendono dal servizio OpenAI, dalla configurazione dell'account, dal modello, dall'endpoint e dall'accordo applicabili. Questa pagina non dichiara elaborazione esclusivamente europea o assenza di conservazione presso OpenAI.

L'elaborazione regionale UE di OpenAI, l'uso dell'endpoint europeo di Mistral e i controlli di conservazione devono essere verificati sulla configurazione attiva prima di pubblicare affermazioni più ampie.

10. Trattamento dei dati da parte di Mistral AI

Mistral AI può essere usato come fornitore IA o sub-responsabile per carichi IA idonei, dove abilitato nella piattaforma.

Endpoint regionali europei, implementazioni dedicate, conservazione e impegni su addestramento/uso dei dati dipendono dal servizio Mistral, dalla configurazione dell'account, dall'endpoint e dall'accordo applicabili. Questa pagina non dichiara che tutta l'elaborazione Mistral resti esclusivamente in Europa senza una verifica della configurazione.

L'elaborazione regionale UE di OpenAI, l'uso dell'endpoint europeo di Mistral e i controlli di conservazione devono essere verificati sulla configurazione attiva prima di pubblicare affermazioni più ampie.

11. Hosting, infrastruttura ed email

I contenuti attuali del sito indicano AWS Europe (Francoforte) come hosting principale dell'applicazione. Il modulo di contatto invia richieste a info@intrastat.ai tramite l'infrastruttura email SMTP configurata.

Ciò non significa che ogni fornitore, percorso email, operazione sui metadati, processo di assistenza o azione dei fornitori IA sia automaticamente limitato alla Germania o al SEE.

12. Sub-responsabili e fornitori di servizi

intrastat.ai può usare fornitori per hosting, email, elaborazione IA, assistenza, sicurezza e amministrazione operativa quando necessario a erogare e proteggere il servizio.

AWS

Hosting principale dell'applicazione. I contenuti attuali indicano la regione AWS Europe (Francoforte).

OpenAI

Elaborazione IA dove abilitata. Endpoint e controlli regionali e di conservazione richiedono una verifica della configurazione.

Mistral AI

Elaborazione IA dove abilitata. Endpoint europeo e controlli di conservazione richiedono una verifica della configurazione.

Infrastruttura email SMTP

Invio delle email del modulo di contatto tramite l'infrastruttura SMTP configurata del sito.

13. Trasferimenti internazionali

Per dati personali trattati fuori dal SEE, intrastat.ai dovrebbe adottare garanzie adeguate, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, DPA dei fornitori e misure supplementari ove necessarie.

Questa informativa non dichiara l'assenza di trasferimenti internazionali, perché la catena completa di fornitori e configurazioni non è stata confermata per la pubblicazione.

14. Conservazione dei dati

La conservazione dovrebbe limitarsi a quanto necessario per finalità, accordo con il cliente, obblighi legali, sicurezza e gestione delle richieste di cancellazione pertinenti.

Non è stato confermato per questa informativa un piano verificato di conservazione per account, dataset clienti, report, log, assistenza, documenti contabili/legali, backup o dati di account eliminati. Non sono pertanto indicati periodi fissi.

I periodi di conservazione di account, dati del cliente, report, log, assistenza, fatturazione, backup e dati di account eliminati non sono ancora pubblicati perché non verificati per questa informativa.

15. Sicurezza dei dati

intrastat.ai applica misure adeguate a un servizio B2B che gestisce dati Intrastat commercialmente sensibili. I contenuti attuali fanno riferimento a hosting europeo, verifica controllata e decisioni tracciabili.

Nessun sistema può essere garantito completamente sicuro. Questa informativa evita dettagli interni sensibili e non dichiara che le violazioni siano impossibili.

16. Verifica umana e riservatezza

Quando la verifica umana è inclusa nel servizio o piano applicabile, i dati pertinenti del cliente possono essere resi disponibili a revisori autorizzati per erogazione del servizio e controllo di qualità.

La verifica umana non è approvazione ufficiale governativa e non sostituisce la responsabilità del cliente per convalida, autorizzazione o invio.

17. Diritti degli interessati

Ove si applichi il GDPR, gli interessati possono avere diritti di informazione, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità ove applicabile, opposizione, revoca del consenso quando usato come base e diritti relativi ai processi decisionali automatizzati applicabili.

Le richieste possono essere inviate a info@intrastat.ai. Come responsabile del trattamento, intrastat.ai può doverle inoltrare al cliente/titolare pertinente o assisterlo nella gestione secondo l'accordo applicabile.

18. Reclami

Gli interessati possono avere diritto di reclamo presso un'autorità di controllo competente. Non è stata verificata per la pubblicazione un'autorità capofila specifica e pertanto non viene indicata.

Un contatto privacy dedicato, un DPO e un'autorità di controllo non sono ancora pubblicati perché non verificati per questa informativa.

19. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito usa Google Analytics 4 per comprendere l'utilizzo del sito. Le analisi sono attive per impostazione predefinita, a meno che il visitatore non rifiuti i cookie facoltativi. La preferenza viene salvata nel browser e può essere modificata in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie.

Il sito usa inoltre l'archiviazione di sessione del browser per ricordare il paese selezionato durante la sessione e può usare intestazioni paese fornite dall'hosting per suggerire un paese UE.

20. Modifiche all'informativa sulla privacy

intrastat.ai può aggiornare questa informativa per riflettere modifiche a servizio, fornitori, legge o pratiche operative. La data di aggiornamento dovrebbe cambiare in caso di modifiche sostanziali.

21. Contatti

Le domande sulla privacy possono essere inviate a info@intrastat.ai o a SmartRoad AI and Technology Services OÜ, Mäealuse 2/1, Tallinn 12618, Estonia.