Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Witrynę i usługę prowadzi SmartRoad AI and Technology Services OÜ, Mäealuse 2/1, Tallinn 12618, Estonia.

Ogólne pytania o prywatność kieruj na zweryfikowany publiczny adres info@intrastat.ai. Dedykowany inspektor ochrony danych i organ nadzorczy nie zostali zweryfikowani do publikacji w tym dokumencie.

Dedykowany kontakt ds. prywatności, IOD i organ nadzorczy nie są jeszcze opublikowane, ponieważ nie zostali zweryfikowani na potrzeby tego dokumentu.

2. Zakres polityki prywatności

Polityka obejmuje witrynę intrastat.ai, formularze kontaktowe, interakcje z platformą i kontem, komunikację wsparcia oraz przetwarzanie związane z przygotowaniem Intrastat.

Umowy z klientami, formularze zamówień i podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych mogą zawierać dodatkowe lub bardziej szczegółowe warunki.

3. Kategorie danych osobowych

Kategorie przetwarzanych danych zależą od sposobu używania witryny i usługi.

• Dane konta i użytkownika, takie jak imię i nazwisko, email służbowy, nazwa użytkownika, informacje o firmie i logowaniu, jeśli konta są włączone.
• Dane kontaktu i wsparcia, takie jak imię i nazwisko, email, informacje o firmie, treść wiadomości i powiązana korespondencja.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa, takie jak nagłówki kraju ustalonego z IP, informacje o urządzeniu/przeglądarce, logi aplikacji i zdarzenia bezpieczeństwa, jeśli zbiera je aplikacja lub hosting.
• Przesłane przez klienta dane biznesowe, faktury, ERP, dane handlu, importu/eksportu i Intrastat, które mogą zawierać dane osobowe zależnie od zbioru.
• Dane wejściowe i wyniki AI, takie jak prompty, wyodrębnione pola, proponowane klasyfikacje, wyniki walidacji, przekształcone dane i wyniki przygotowania deklaracji.
• Zapisy weryfikacji przez człowieka, jeśli jest częścią usługi.

4. Sposoby zbierania danych

Dane mogą być zbierane bezpośrednio od użytkowników, przez przesyłanie lub integracje klientów, formularze wsparcia i kontaktu, interakcje z kontami oraz automatycznie podczas używania witryny lub platformy.

Obecna witryna zawiera formularz kontaktowy, elementy interfejsu konta/logowania, zapis wybranego kraju w pamięci sesji przeglądarki oraz API kraju odwiedzającego odczytujące typowe nagłówki krajowe dostarczane przez hosting lub infrastrukturę brzegową.

5. Cele przetwarzania

• Świadczenie, konfiguracja i administrowanie usługą.
• Przetwarzanie danych Intrastat w celu pozyskiwania, porządkowania, normalizacji, walidacji, wspierania klasyfikacji, weryfikacji i przygotowania deklaracji.
• Zapewnianie analizy wspomaganej przez AI i weryfikacji przez człowieka, jeśli są objęte usługą.
• Odpowiadanie na zapytania kontaktowe, sprzedażowe i wsparcia.
• Utrzymywanie bezpieczeństwa usługi, zapobieganie nadużyciom, rozwiązywanie problemów i poprawa niezawodności.
• Obsługa rozliczeń, administracji handlowej i obowiązków prawnych lub zgodności, gdy mają zastosowanie.

6. Podstawy prawne

Różne działania przetwarzania mogą mieć różne podstawy prawne.

Świadczenie usługi

Wykonanie umowy lub działań przed jej zawarciem na żądanie oraz prawnie uzasadniony interes w świadczeniu usługi B2B.

Zbiory danych klientów

Gdy intrastat.ai przetwarza dane osobowe na instrukcje klienta, klient określa odpowiednią podstawę prawną, a intrastat.ai może być podmiotem przetwarzającym.

Wsparcie i kontakt

Wykonanie umowy, działania przedumowne i prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania biznesowe.

Bezpieczeństwo i logi

Prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu usługi oraz obowiązki prawne, gdy mają zastosowanie.

Opcjonalne pliki cookie lub marketing

Zgoda, gdy wymaga jej prawo. W obecnych materiałach witryny nie zweryfikowano wdrożenia analitycznych lub reklamowych plików cookie.

7. Klient jako administrator i intrastat.ai jako podmiot przetwarzający

Gdy intrastat.ai przetwarza dane osobowe w zbiorach biznesowych klienta wyłącznie w celu świadczenia umówionych usług na jego instrukcje, klient może być administratorem, a intrastat.ai podmiotem przetwarzającym.

intrastat.ai może być administratorem własnych danych administracji kont, witryny, kontaktów, rozliczeń, bezpieczeństwa, wsparcia i administracji biznesowej. Role zależą od kontekstu i mogą być dokładniej określone w odpowiedniej umowie lub DPA.

8. Przetwarzanie AI

Usługa używa AI do pozyskiwania, dopasowania, sugerowania pól, wsparcia kodów towarowych/CN, walidacji, przekształcania danych i przygotowania informacji raportowych, gdy te funkcje są włączone.

Odpowiednie dane wejściowe i wyniki mogą być przetwarzane przez systemy AI. Nie każdy rekord musi trafiać do każdego dostawcy, a intrastat.ai nie powinno deklarować określonego kierowania do dostawców bez potwierdzenia konfiguracją i umową.

9. Przetwarzanie danych przez OpenAI

OpenAI może być dostawcą usług AI lub podmiotem podprzetwarzającym dla kwalifikujących się zadań AI, gdy jest włączone na platformie.

Regionalne przetwarzanie w UE, przechowywanie po stronie dostawcy, zobowiązania dotyczące braku trenowania i inne mechanizmy zależą od usługi OpenAI, konfiguracji konta, modelu, punktu końcowego i umowy. Strona nie deklaruje wyłącznie europejskiego przetwarzania ani braku przechowywania po stronie OpenAI.

Przed publikacją szerszych deklaracji należy sprawdzić regionalne przetwarzanie OpenAI w UE, użycie europejskiego punktu końcowego Mistral i zasady przechowywania w aktywnej konfiguracji dostawców.

10. Przetwarzanie danych przez Mistral AI

Mistral AI może być dostawcą usług AI lub podmiotem podprzetwarzającym dla kwalifikujących się zadań AI, gdy jest włączone na platformie.

Europejskie punkty końcowe, dedykowane wdrożenia, ustawienia przechowywania i zobowiązania dotyczące trenowania/użycia danych zależą od usługi Mistral, konfiguracji konta, punktu końcowego i umowy. Strona nie deklaruje, że całe przetwarzanie Mistral odbywa się wyłącznie w Europie, dopóki konfiguracja nie zostanie zweryfikowana.

Przed publikacją szerszych deklaracji należy sprawdzić regionalne przetwarzanie OpenAI w UE, użycie europejskiego punktu końcowego Mistral i zasady przechowywania w aktywnej konfiguracji dostawców.

11. Hosting, infrastruktura i email

Obecna treść witryny wskazuje AWS Europe (Frankfurt) jako główną infrastrukturę hostingu aplikacji. Formularz kontaktowy wysyła zapytania na info@intrastat.ai przez skonfigurowaną infrastrukturę email SMTP.

Nie oznacza to automatycznego ograniczenia każdego dostawcy, drogi email, operacji na metadanych, procesu wsparcia lub działania dostawcy AI do Niemiec lub EOG.

12. Podmioty podprzetwarzające i dostawcy usług

intrastat.ai może korzystać z dostawców hostingu, email, przetwarzania AI, wsparcia, bezpieczeństwa i administracji operacyjnej, gdy jest to konieczne do świadczenia i zabezpieczania usługi.

AWS

Główny hosting aplikacji. Obecna treść witryny wskazuje region AWS Europe (Frankfurt).

OpenAI

Przetwarzanie AI, gdy włączone. Punkt końcowy, kontrola regionalna i przechowywanie wymagają przeglądu konfiguracji.

Mistral AI

Przetwarzanie AI, gdy włączone. Europejski punkt końcowy i kontrola przechowywania wymagają przeglądu konfiguracji.

Infrastruktura email SMTP

Dostarczanie wiadomości formularza kontaktowego przez skonfigurowaną infrastrukturę SMTP witryny.

13. Przekazywanie danych za granicę

Gdy dane osobowe są przetwarzane poza EOG, intrastat.ai powinno korzystać z odpowiednich zabezpieczeń, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, DPA dostawców i wymagane środki uzupełniające.

Polityka nie deklaruje braku przekazywania danych za granicę, ponieważ cały łańcuch dostawców i konfiguracji nie został potwierdzony do publikacji.

14. Przechowywanie danych

Przechowywanie należy ograniczać do zakresu niezbędnego dla danego celu, umowy z klientem, obowiązku prawnego, bezpieczeństwa i obsługi wniosków o usunięcie.

Nie potwierdzono dla tego dokumentu zweryfikowanego harmonogramu przechowywania danych kont, zbiorów klientów, raportów, logów, wsparcia, dokumentacji rozliczeniowej/prawnej, kopii zapasowych i danych usuniętych kont. Nie podano więc stałych okresów.

Okresy przechowywania kont, danych klientów, raportów, logów, wsparcia, rozliczeń, kopii zapasowych i danych usuniętych kont nie są jeszcze opublikowane, ponieważ nie zostały zweryfikowane na potrzeby tego dokumentu.

15. Bezpieczeństwo danych

intrastat.ai stosuje środki bezpieczeństwa odpowiednie dla usługi B2B obsługującej wrażliwe handlowo dane Intrastat. Obecna treść witryny odnosi się do europejskiego hostingu, kontrolowanej weryfikacji i identyfikowalnych decyzji.

Żaden system nie może mieć gwarancji pełnego bezpieczeństwa. Polityka nie ujawnia wrażliwych wewnętrznych szczegółów i nie twierdzi, że naruszenia są niemożliwe.

16. Weryfikacja przez człowieka i poufność

Gdy weryfikacja przez człowieka jest objęta usługą lub planem, odpowiednie dane klienta mogą być udostępnione upoważnionym weryfikatorom w celu świadczenia usługi i kontroli jakości.

Weryfikacja przez człowieka nie stanowi oficjalnego zatwierdzenia przez organ i nie zastępuje odpowiedzialności klienta za walidację, upoważnienie lub złożenie.

17. Prawa osób, których dane dotyczą

Gdy ma zastosowanie RODO, osoby mogą mieć prawo do informacji, dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych w odpowiednich przypadkach, sprzeciwu, wycofania zgody, gdy jest podstawą przetwarzania, oraz prawa dotyczące właściwych sytuacji zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Wnioski można wysyłać na info@intrastat.ai. Gdy intrastat.ai jest podmiotem przetwarzającym, może być konieczne przekazanie wniosku właściwemu klientowi/administratorowi lub wsparcie go w obsłudze zgodnie z umową.

18. Skargi

Osoby, których dane dotyczą, mogą mieć prawo do skargi do właściwego organu nadzorczego. Nie zweryfikowano konkretnego wiodącego organu do publikacji, dlatego go nie wskazano.

Dedykowany kontakt ds. prywatności, IOD i organ nadzorczy nie są jeszcze opublikowane, ponieważ nie zostali zweryfikowani na potrzeby tego dokumentu.

19. Pliki cookie i podobne technologie

Witryna korzysta z Google Analytics 4, aby lepiej rozumieć sposób korzystania z serwisu. Analityka jest domyślnie włączona, chyba że odwiedzający odrzuci opcjonalne pliki cookie. Wybór jest zapisywany w przeglądarce i można go zmienić w dowolnym momencie w ustawieniach plików cookie.

Witryna używa również pamięci sesyjnej przeglądarki, aby zapamiętać wybrany kraj na czas sesji, i może korzystać z nagłówków kraju udostępnianych przez hosting, aby zasugerować kraj UE.

20. Zmiany polityki prywatności

intrastat.ai może aktualizować politykę, uwzględniając zmiany usługi, dostawców, prawa lub praktyk operacyjnych. Data aktualizacji powinna zmienić się przy istotnej zmianie polityki.

21. Kontakt

Pytania o prywatność można kierować na info@intrastat.ai lub do SmartRoad AI and Technology Services OÜ, Mäealuse 2/1, Tallinn 12618, Estonia.