RODO i ochrona danych w intrastat.ai

1. Nasze podejście do ochrony danych

intrastat.ai to usługa B2B przygotowania Intrastat wspomagana przez AI. Ochrona danych jest ważna, ponieważ klienci mogą przesyłać dane handlowe, faktury, dane ERP, importu/eksportu i raportowania zawierające dane osobowe.

Ta strona przedstawia zasady przejrzystości i zaufania. Nie jest certyfikatem ani deklaracją pełnej zgodności w każdej możliwej sytuacji.

2. Role w świetle RODO

W przypadku zbiorów dostarczonych przez klienta i przetwarzanych zgodnie z jego instrukcjami klient może być administratorem, a intrastat.ai podmiotem przetwarzającym.

Dla danych kont, witryny, kontaktów, rozliczeń, wsparcia, bezpieczeństwa i administracji biznesowej intrastat.ai może być administratorem. Polityka prywatności szerzej wyjaśnia te role.

3. Umowy powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) może być wymagana, gdy intrastat.ai przetwarza dane osobowe klienta jako podmiot przetwarzający.

Nie zweryfikowano na potrzeby tego dokumentu wdrożonego procesu DPA ani opublikowanych warunków DPA, więc strona nie obiecuje automatycznej dostępności takiej umowy. Klienci powinni potwierdzić ustalenia DPA przed zawarciem umowy.

Dostępność DPA i proces jej zawierania nie są jeszcze opublikowane, ponieważ nie zostały zweryfikowane na potrzeby tego dokumentu.

4. Główna infrastruktura w UE

Obecna treść witryny wskazuje AWS w regionie Europe (Frankfurt) jako główną infrastrukturę hostingową aplikacji.

Nie oznacza to, że każdy dostawca, proces email, operacja na metadanych, proces wsparcia, działanie dostawcy AI lub kopia zapasowa ogranicza się do Niemiec lub EOG.

5. Dostawcy AI

Funkcje AI mogą korzystać z OpenAI i Mistral AI, jeśli są włączone. Dostawcy mogą wspierać pozyskiwanie, porządkowanie, klasyfikację, dopasowanie, walidację i przygotowanie informacji raportowych.

Dostawca używany dla danego zadania może zależeć od włączonej funkcji, modelu, punktu końcowego, konfiguracji konta i umowy z klientem.

6. Przetwarzanie AI w Europie

Gdy obsługują to dany model, punkt końcowy, dostawca i konfiguracja konta, kwalifikujące się zadania AI są kierowane przez europejskie mechanizmy kontroli przetwarzania regionalnego.

Aktywny unijny punkt końcowy OpenAI, europejski punkt końcowy Mistral i ustawienia przechowywania u dostawców nie zostały potwierdzone do publikacji. Strona nie deklaruje więc wyłącznie europejskiego przetwarzania AI ani braku przechowywania po stronie dostawców.

Przed publikacją szerszych deklaracji należy sprawdzić regionalne przetwarzanie OpenAI w UE, użycie europejskiego punktu końcowego Mistral i zasady przechowywania w aktywnej konfiguracji dostawców.

7. Trenowanie modeli AI i dane klienta

Dane klienta powinny być przetwarzane w celu świadczenia usługi i obsługi procesu Intrastat objętego umową.

Zobowiązania dotyczące trenowania modeli i używania danych zależą od usług OpenAI i Mistral AI, umów, ustawień konta i punktów końcowych. Szersze deklaracje o dostawcach należy publikować dopiero po weryfikacji tych ustawień.

8. Zarządzanie podmiotami podprzetwarzającymi

intrastat.ai korzysta z dostawców zewnętrznych, gdy jest to potrzebne do świadczenia, zabezpieczania i wspierania usługi. Polityka prywatności zawiera dodatkowe informacje.

AWS

Główny hosting aplikacji; obecna treść witryny wskazuje AWS Europe (Frankfurt).

OpenAI

Przetwarzanie AI, gdy włączone; kontrola regionalna i przechowywanie wymagają weryfikacji.

Mistral AI

Przetwarzanie AI, gdy włączone; kontrola regionalna i przechowywanie wymagają weryfikacji.

Infrastruktura email SMTP

Dostarczanie wiadomości kontaktowych z witryny przez skonfigurowaną infrastrukturę SMTP.

9. Przekazywanie danych za granicę

Gdy przetwarzanie odbywa się poza EOG, należy w razie potrzeby stosować odpowiednie zabezpieczenia, takie jak DPA dostawców, standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony i środki uzupełniające.

Strona nie deklaruje braku przekazywania danych za granicę, ponieważ nie zweryfikowano całego łańcucha dostawców i konfiguracji konta.

10. Minimalizacja danych i ograniczenie celu

Dane klienta powinny być przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczania, wspierania i ulepszania usługi oraz wykonania obowiązków umownych lub prawnych.

Klienci powinni przesyłać tylko dane potrzebne do przygotowania Intrastat i unikać zbędnych danych osobowych w zbiorach handlowych.

11. Kontrola dostępu i weryfikacja przez człowieka

Weryfikacja przez człowieka, jeśli jest świadczona, stanowi kontrolę jakości dla niepewnych klasyfikacji, wyjątków lub procesów weryfikacji.

Weryfikacja przez człowieka nie stanowi zatwierdzenia przez organ, porady prawnej, podatkowej lub celnej ani formalnego upoważnienia dotyczącego deklaracji. Zasady dostępu i poufności należy potwierdzić w odpowiedniej umowie.

12. Przechowywanie i usuwanie

Przechowywanie i usuwanie powinny być zgodne z umową z klientem, DPA, obowiązkami prawnymi, praktykami kopii zapasowych i operacyjnym harmonogramem przechowywania.

Nie potwierdzono zweryfikowanego harmonogramu do publikacji, dlatego strona nie podaje stałych okresów przechowywania.

Okresy przechowywania kont, danych klientów, raportów, logów, wsparcia, rozliczeń, kopii zapasowych i danych usuniętych kont nie są jeszcze opublikowane, ponieważ nie zostały zweryfikowane na potrzeby tego dokumentu.

13. Wnioski osób, których dane dotyczą

Wnioski o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie danych, sprzeciw lub wycofanie zgody można wysyłać na info@intrastat.ai.

Gdy intrastat.ai jest podmiotem przetwarzającym, zwykle wspiera klienta/administratora w obsłudze odpowiednich wniosków zgodnie z ramami umownymi i zasadami przetwarzania danych.

14. Bezpieczeństwo

Usługa jest przedstawiana jako korzystająca z europejskiego hostingu, kontrolowanej weryfikacji i identyfikowalnych decyzji dla wrażliwych danych Intrastat.

Bezpieczeństwo opisano ogólnie, aby nie ujawniać wewnętrznych szczegółów wdrożenia. Strona nie twierdzi, że incydenty bezpieczeństwa są niemożliwe.

15. Zarządzanie incydentami i naruszeniami

intrastat.ai powinno utrzymywać procedury oceny incydentów bezpieczeństwa i naruszeń danych osobowych oraz wykonywania właściwych obowiązków powiadomienia wynikających z prawa i umów.

Nie podano terminów powiadomienia poza wynikającymi z prawa i umów, ponieważ nie potwierdzono zweryfikowanej polityki reagowania na incydenty do publikacji.

16. Przejrzystość AI i nadzór człowieka

intrastat.ai używa AI do wspierania raportowania. AI może przygotowywać, uzupełniać, sprawdzać i porządkować dane, ale jej wyniki mogą wymagać korekty.

Klienci powinni sprawdzać wyniki przed użyciem. Weryfikacja przez człowieka może być dodatkową kontrolą jakości, ale ani AI, ani taka weryfikacja nie upoważniają samodzielnie do złożenia deklaracji Intrastat.

17. Kontrola klienta i końcowa odpowiedzialność

intrastat.ai pomaga w przetwarzaniu, przygotowaniu i kontroli jakości.

Klient pozostaje odpowiedzialny za ustalenie obowiązków raportowych, sprawdzenie końcowych informacji, zatwierdzenie deklaracji, utrzymanie upoważnień i oficjalne przesłanie lub złożenie deklaracji właściwemu organowi, chyba że odrębna umowa pisemna wyraźnie stanowi inaczej.

18. Kontakt i pytania o prywatność

Pytania o RODO lub ochronę danych można wysyłać na info@intrastat.ai.