GDPR e protezione dei dati in intrastat.ai

1. Il nostro approccio alla protezione dei dati

intrastat.ai è un servizio B2B di preparazione Intrastat assistito dall'IA. La protezione dei dati è importante perché i clienti possono caricare dati degli scambi, fatture, ERP, importazioni/esportazioni e rendicontazione contenenti dati personali.

Questa pagina offre una panoramica di trasparenza e affidabilità. Non è una certificazione e non dichiara conformità perfetta in ogni situazione possibile.

2. Ruoli ai sensi del GDPR

Per i dati forniti dal cliente e trattati secondo le sue istruzioni, il cliente può essere titolare del trattamento e intrastat.ai responsabile del trattamento.

Per i dati di account, sito, contatti, fatturazione, assistenza, sicurezza e amministrazione aziendale, intrastat.ai può essere titolare del trattamento. L'informativa sulla privacy approfondisce questi ruoli.

3. Accordi sul trattamento dei dati

Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) può essere necessario quando intrastat.ai tratta dati personali per un cliente in qualità di responsabile.

Non sono stati verificati per questa informativa un processo DPA operativo o condizioni DPA pubblicate; pertanto questa pagina non promette la disponibilità automatica di un DPA. I clienti dovrebbero confermare gli accordi DPA prima di stipulare il contratto.

La disponibilità del DPA e il relativo processo contrattuale non sono ancora pubblicati perché non verificati per questa informativa.

4. Infrastruttura principale nell'UE

I contenuti attuali del sito identificano AWS nella regione Europe (Francoforte) come infrastruttura di hosting principale dell'applicazione.

Ciò non significa che ogni fornitore, processo email, operazione sui metadati, flusso di assistenza, operazione dei fornitori IA o backup sia limitato alla Germania o al SEE.

5. Fornitori IA

Le funzionalità IA possono usare OpenAI e Mistral AI dove abilitate, per estrazione, strutturazione, supporto alla classificazione, abbinamento, convalida e preparazione dei dati di rendicontazione.

Il fornitore di un determinato carico di lavoro può dipendere da funzionalità abilitata, modello, endpoint, configurazione dell'account e accordo con il cliente.

6. Elaborazione IA europea

Quando supportato da modello, endpoint, fornitore e configurazione dell'account applicabili, i carichi IA idonei sono instradati tramite controlli regionali europei di elaborazione.

L'endpoint UE attivo di OpenAI, l'endpoint europeo di Mistral e le impostazioni di conservazione dei fornitori non sono stati confermati per la pubblicazione. Questa pagina evita quindi dichiarazioni di elaborazione IA esclusivamente europea o di assenza di conservazione presso i fornitori.

L'elaborazione regionale UE di OpenAI, l'uso dell'endpoint europeo di Mistral e i controlli di conservazione devono essere verificati sulla configurazione attiva prima di pubblicare affermazioni più ampie.

7. Addestramento dei modelli IA e dati del cliente

I dati del cliente dovrebbero essere trattati per fornire il servizio e supportare il flusso Intrastat contrattualmente previsto.

Gli impegni sull'addestramento e sull'uso dei dati dipendono dai servizi, accordi, impostazioni dell'account ed endpoint OpenAI e Mistral AI applicabili. Affermazioni più ampie sui singoli fornitori dovrebbero essere pubblicate solo dopo la verifica di tali impostazioni.

8. Gestione dei sub-responsabili

intrastat.ai usa fornitori terzi quando necessario per erogare, proteggere e supportare il servizio. L'informativa sulla privacy contiene ulteriori dettagli.

AWS

Hosting principale dell'applicazione; i contenuti attuali indicano AWS Europe (Francoforte).

OpenAI

Elaborazione IA dove abilitata; i controlli regionali e di conservazione richiedono verifica.

Mistral AI

Elaborazione IA dove abilitata; i controlli regionali e di conservazione richiedono verifica.

Infrastruttura email SMTP

Invio delle email di contatto del sito tramite infrastruttura SMTP configurata.

9. Trasferimenti internazionali

Per trattamenti fuori dal SEE, ove necessario dovrebbero essere adottate garanzie adeguate, come DPA dei fornitori, clausole contrattuali standard, decisioni di adeguatezza e misure supplementari.

Questa pagina non dichiara l'assenza di trasferimenti internazionali, poiché l'intera catena dei fornitori e la configurazione dell'account non sono state verificate.

10. Minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità

I dati del cliente dovrebbero essere trattati solo nella misura necessaria a fornire, proteggere, supportare e migliorare il servizio e ad adempiere agli obblighi contrattuali o legali applicabili.

I clienti dovrebbero caricare solo i dati necessari alla preparazione Intrastat ed evitare dati personali non necessari nei dati degli scambi.

11. Controlli di accesso e verifica umana

La verifica umana, ove prevista, è un controllo di qualità per classificazioni incerte, eccezioni o flussi di revisione.

La verifica umana non costituisce approvazione governativa, consulenza legale, fiscale o doganale, né autorizzazione formale della dichiarazione. Controlli di accesso e riservatezza dovrebbero essere confermati nell'accordo applicabile.

12. Conservazione e cancellazione

Conservazione e cancellazione dovrebbero rispettare accordo con il cliente, DPA, obblighi legali, pratiche di backup e piano operativo di conservazione applicabili.

Non è stato confermato per la pubblicazione un piano di conservazione verificato; questa pagina non pubblica quindi periodi fissi.

I periodi di conservazione di account, dati del cliente, report, log, assistenza, fatturazione, backup e dati di account eliminati non sono ancora pubblicati perché non verificati per questa informativa.

13. Richieste degli interessati

Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione o revoca del consenso possono essere inviate a info@intrastat.ai.

Quando opera come responsabile del trattamento, intrastat.ai generalmente supporta il cliente/titolare nella gestione delle richieste applicabili secondo il quadro contrattuale e di trattamento dei dati.

14. Sicurezza

Il servizio è presentato come basato su hosting europeo, verifica controllata e decisioni tracciabili per i dati Intrastat sensibili.

La sicurezza è descritta a livello generale per non esporre dettagli interni di implementazione. Questa pagina non dichiara che gli incidenti di sicurezza siano impossibili.

15. Gestione degli incidenti e delle violazioni

intrastat.ai dovrebbe mantenere procedure per valutare incidenti di sicurezza e violazioni dei dati personali e adempiere agli obblighi di notifica legali e contrattuali applicabili.

Non sono indicate tempistiche specifiche di notifica oltre a quelle di legge e contratto, perché una politica verificata di risposta agli incidenti non è stata confermata per la pubblicazione.

16. Trasparenza IA e supervisione umana

intrastat.ai usa l'IA a supporto della rendicontazione. L'IA aiuta a preparare, arricchire, convalidare e strutturare i dati, ma i risultati possono richiedere correzioni.

I clienti dovrebbero verificare i risultati prima dell'uso. La verifica umana può costituire un controllo di qualità aggiuntivo, ma né l'IA né la verifica umana autorizzano autonomamente una dichiarazione Intrastat.

17. Controllo del cliente e responsabilità finale

intrastat.ai assiste nell'elaborazione, preparazione e controllo di qualità.

Il cliente resta responsabile di determinare gli obblighi di rendicontazione, convalidare i dati finali, approvare la dichiarazione, mantenere le autorizzazioni e caricare o inviare ufficialmente la dichiarazione all'autorità competente, salvo diverso accordo scritto separato ed esplicito.

18. Contatti e domande sulla privacy

Le domande sul GDPR o sulla protezione dei dati possono essere inviate a info@intrastat.ai.