Handelsdatensätze von Kunden können abhängig von den hochgeladenen Inhalten personenbezogene Daten enthalten.
Datenschutz
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie intrastat.ai personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Website, Kontakt, Konten, Support und KI-gestützten Abläufen zur Vorbereitung von Intrastat-Meldungen verarbeitet.
Zuletzt aktualisiert: 22. September 2026
intrastat.ai kann für eigene Geschäftsdaten als Verantwortlicher und für vom Kunden bereitgestellte Datensätze als Auftragsverarbeiter handeln.
Die KI-Verarbeitung kann OpenAI und Mistral AI einbeziehen, soweit aktiviert und nach Maßgabe der Anbieterkonfiguration und Vereinbarungen.
1. Wer wir sind
Die Website und der Dienst werden von SmartRoad AI and Technology Services OÜ, Mäealuse 2/1, Tallinn 12618, Estonia, betrieben.
Für allgemeine Datenschutzfragen nutzen Sie bitte die verifizierte öffentliche Kontaktadresse info@intrastat.ai. Ein gesonderter Datenschutzbeauftragter und eine Aufsichtsbehörde wurden für eine Veröffentlichung in diesem Hinweis nicht verifiziert.
Ein gesonderter Datenschutzkontakt, ein Datenschutzbeauftragter und eine Aufsichtsbehörde werden noch nicht veröffentlicht, da sie für diesen Hinweis nicht verifiziert wurden.
2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website intrastat.ai, Kontaktformulare, Interaktionen mit der Plattform und Konten, Supportkommunikation und die Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Dienst zur Vorbereitung von Intrastat-Meldungen.
Kundenverträge, Bestellformulare und unterzeichnete Auftragsverarbeitungsverträge können zusätzliche oder spezifischere Bedingungen enthalten.
3. Kategorien personenbezogener Daten
Die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten hängen von der Nutzung der Website und des Dienstes ab.
- Konto- und Benutzerinformationen wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Benutzername, Unternehmensinformationen und Anmeldeinformationen, soweit Konten aktiviert sind.
- Kontakt- und Supportinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensangaben, Nachrichteninhalte und zugehörige Korrespondenz.
- Technische und sicherheitsbezogene Informationen wie aus IP-Adressen abgeleitete Länder-Header, Geräte- und Browserinformationen, Anwendungsprotokolle und Sicherheitsereignisse, soweit sie von der Anwendung oder Hosting-Umgebung erfasst werden.
- Vom Kunden bereitgestellte Geschäfts-, Rechnungs-, ERP-, Handels-, Import-/Export- und Intrastat-Meldedaten, die je nach Kundendatensatz personenbezogene Daten enthalten können.
- Eingaben und Ergebnisse der KI-Verarbeitung wie Prompts, extrahierte Felder, vorgeschlagene Klassifizierungen, Validierungsergebnisse, umgewandelte Daten und Ergebnisse der Meldungsvorbereitung.
- Aufzeichnungen menschlicher Prüfungen, soweit diese im Dienst enthalten sind.
4. Wie Daten erfasst werden
Daten können direkt von Nutzern, über Kunden-Uploads oder Integrationen, Support- und Kontaktformulare, Kontointeraktionen und automatisch bei der Nutzung der Website oder Plattform erfasst werden.
Die aktuelle Website enthält ein Kontaktformular, Konto- und Anmeldeelemente, Browser-Sitzungsspeicher für das ausgewählte Land und eine Besucherland-API, die übliche, von der Hosting- oder Edge-Infrastruktur bereitgestellte Länder-Header ausliest.
5. Verarbeitungszwecke
- Bereitstellung, Konfiguration und Verwaltung des Dienstes.
- Verarbeitung Intrastat-bezogener Daten für Extraktion, Strukturierung, Normalisierung, Validierung, Klassifizierungsunterstützung, Prüfung und Meldungsvorbereitung.
- Bereitstellung KI-gestützter Analysen und menschlicher Prüfung, soweit enthalten.
- Beantwortung von Kontakt-, Vertriebs- und Supportanfragen.
- Gewährleistung der Dienstsicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerbehebung und Verbesserung der Zuverlässigkeit.
- Verwaltung der Abrechnung, kaufmännischen Abläufe sowie gesetzlicher oder Compliance-Pflichten, soweit anwendbar.
6. Rechtsgrundlagen
Für verschiedene Verarbeitungstätigkeiten können unterschiedliche Rechtsgrundlagen gelten.
- Leistungserbringung
- Vertragserfüllung oder auf Anfrage erfolgende vorvertragliche Maßnahmen sowie berechtigte Interessen an der Bereitstellung des B2B-Dienstes.
- Kundendatensätze
- Verarbeitet intrastat.ai personenbezogene Daten nach Weisung des Kunden, bestimmt der Kunde die geeignete Rechtsgrundlage, und intrastat.ai kann als Auftragsverarbeiter handeln.
- Support und Kontakt
- Vertragserfüllung, vorvertragliche Maßnahmen und berechtigte Interessen an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen.
- Sicherheit und Protokolle
- Berechtigte Interessen an der Absicherung des Dienstes und, soweit anwendbar, gesetzliche Pflichten.
- Optionale Cookies oder Marketing
- Einwilligung, soweit gesetzlich erforderlich. In den aktuellen Website-Unterlagen wurde keine Implementierung von Analyse- oder Werbe-Cookies verifiziert.
7. Kunde als Verantwortlicher und intrastat.ai als Auftragsverarbeiter
Verarbeitet intrastat.ai personenbezogene Daten in vom Kunden bereitgestellten Geschäftsdatensätzen ausschließlich zur Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen nach dessen Weisungen, kann der Kunde als Verantwortlicher und intrastat.ai als Auftragsverarbeiter handeln.
intrastat.ai kann für eigene Kontoverwaltungs-, Website-, Kontakt-, Abrechnungs-, Sicherheits-, Support- und Geschäftsverwaltungsdaten als Verantwortlicher handeln. Diese Rollen sind kontextabhängig und können in der jeweiligen Vereinbarung oder im DPA genauer festgelegt werden.
8. KI-Verarbeitung
Der Dienst nutzt KI zur Unterstützung von Extraktion, Zuordnung, Feldvorschlägen, Hilfe bei Waren-/KN-Codes, Validierung, Datenumwandlung und Aufbereitung von Meldeinformationen, soweit diese Funktionen aktiviert sind.
Relevante Eingaben und Ergebnisse können durch KI-Systeme verarbeitet werden. Nicht jeder Datensatz wird zwangsläufig an jeden KI-Anbieter gesendet. intrastat.ai sollte keine anbieterspezifischen Aussagen zur Weiterleitung machen, sofern diese nicht durch Konfiguration und Vertrag bestätigt sind.
9. Datenverarbeitung durch OpenAI
OpenAI kann als KI-Dienstleister oder Unterauftragsverarbeiter für geeignete KI-Verarbeitungen eingesetzt werden, soweit dies in der Plattform aktiviert ist.
Regionale EU-Verarbeitung, anbieterseitige Aufbewahrungseinstellungen, Zusagen zum Verzicht auf Training und andere anbieterspezifische Kontrollen hängen vom jeweiligen OpenAI-Dienst, der Kontokonfiguration, dem Modell, Endpunkt und der Vereinbarung ab. Diese Seite behauptet für OpenAI weder eine ausschließlich europäische Verarbeitung noch einen vollständigen Verzicht auf anbieterseitige Aufbewahrung.
Die regionale EU-Verarbeitung bei OpenAI, die Nutzung eines europäischen regionalen Mistral-Endpunkts und die Aufbewahrungskontrollen der Anbieter sollten anhand der aktiven Anbieterkonfiguration bestätigt werden, bevor weitergehende Aussagen veröffentlicht werden.
10. Datenverarbeitung durch Mistral AI
Mistral AI kann als KI-Dienstleister oder Unterauftragsverarbeiter für geeignete KI-Verarbeitungen eingesetzt werden, soweit dies in der Plattform aktiviert ist.
Europäische regionale Endpunkte, dedizierte Bereitstellungsoptionen, Aufbewahrungseinstellungen und Zusagen zu Training und Datennutzung hängen vom jeweiligen Mistral-Dienst, der Kontokonfiguration, dem Endpunkt und der Vereinbarung ab. Diese Seite behauptet nicht, dass sämtliche Mistral-Verarbeitung ausschließlich in Europa verbleibt, sofern diese Konfiguration nicht verifiziert ist.
Die regionale EU-Verarbeitung bei OpenAI, die Nutzung eines europäischen regionalen Mistral-Endpunkts und die Aufbewahrungskontrollen der Anbieter sollten anhand der aktiven Anbieterkonfiguration bestätigt werden, bevor weitergehende Aussagen veröffentlicht werden.
11. Hosting, Infrastruktur und E-Mail
Die bestehenden Website-Inhalte nennen AWS Europe (Frankfurt) als Hosting-Infrastruktur der Kernanwendung. Das Kontaktformular der Website sendet Anfragen über eine konfigurierte SMTP-E-Mail-Infrastruktur an info@intrastat.ai.
Dies bedeutet nicht, dass sämtliche Lieferanten, E-Mail-Übertragungswege, Metadatenvorgänge, Supportprozesse oder Aktionen von KI-Anbietern automatisch auf Deutschland oder den EWR beschränkt sind.
12. Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister
intrastat.ai kann Dienstleister für Hosting, E-Mail-Versand, KI-Verarbeitung, Support, Sicherheit und Betriebsverwaltung einsetzen, soweit dies zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlich ist.
- AWS
- Hosting der Kernanwendung. Bestehende Website-Inhalte nennen die AWS-Region Europe (Frankfurt).
- OpenAI
- KI-Verarbeitung, soweit aktiviert. Endpunkt, regionale Verarbeitung und Aufbewahrungskontrollen erfordern eine Prüfung der Konfiguration.
- Mistral AI
- KI-Verarbeitung, soweit aktiviert. Europäischer Endpunkt und Aufbewahrungskontrollen erfordern eine Prüfung der Konfiguration.
- SMTP-E-Mail-Infrastruktur
- E-Mail-Versand des Kontaktformulars über die von der Website verwendete konfigurierte SMTP-Infrastruktur.
13. Internationale Übermittlungen
Bei einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des EWR sollte intrastat.ai, soweit erforderlich, geeignete Übermittlungsgarantien wie Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, Auftragsverarbeitungsverträge mit Anbietern und ergänzende Maßnahmen nutzen.
Diese Erklärung besagt nicht, dass keine internationalen Übermittlungen stattfinden, da die vollständige Anbieter- und Konfigurationskette nicht für eine Veröffentlichung bestätigt wurde.
14. Datenaufbewahrung
Die Aufbewahrung sollte auf das für den jeweiligen Zweck, die Kundenvereinbarung, gesetzliche Pflichten, Sicherheitsanforderungen und die Bearbeitung von Löschanfragen erforderliche Maß beschränkt sein.
Ein verifizierter Aufbewahrungsplan für Kontodaten, Kundendatensätze, erstellte Berichte, Protokolle, Supportaufzeichnungen, Abrechnungs- und Rechtsunterlagen, Sicherungen oder Daten gelöschter Konten wurde für diesen Hinweis nicht bestätigt. Daher werden hier keine festen Aufbewahrungsfristen genannt.
Aufbewahrungsfristen für Konten, Kundendatensätze, Berichte, Protokolle, Support-, Abrechnungs- und Sicherungsdaten sowie gelöschte Konten werden noch nicht veröffentlicht, da sie für diesen Hinweis nicht verifiziert wurden.
15. Datensicherheit
intrastat.ai wendet Sicherheitsmaßnahmen an, die für einen B2B-Dienst zur Verarbeitung geschäftlich sensibler Intrastat-Daten angemessen sind. Bestehende Website-Inhalte verweisen auf europäisches Hosting, kontrollierte Prüfung und nachvollziehbare Entscheidungen.
Für kein System kann vollständige Sicherheit garantiert werden. Diese Erklärung verzichtet auf die Veröffentlichung sensibler interner Sicherheitsdetails und behauptet nicht, dass Sicherheitsverletzungen unmöglich sind.
16. Menschliche Prüfung und Vertraulichkeit
Soweit eine menschliche Prüfung im jeweiligen Dienst oder Tarif enthalten ist, können relevante Kundendaten autorisierten Prüfern zur Leistungserbringung und Qualitätskontrolle zugänglich gemacht werden.
Eine menschliche Prüfung ist keine offizielle behördliche Genehmigung und ersetzt weder die Validierung oder Autorisierung durch den Kunden noch dessen Einreichungsverantwortung.
17. Rechte betroffener Personen
Soweit die DSGVO anwendbar ist, können betroffene Personen Rechte auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, gegebenenfalls Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf einer zugrunde liegenden Einwilligung sowie Rechte in Bezug auf einschlägige Fälle automatisierter Entscheidungsfindung haben.
Anfragen können an info@intrastat.ai gesendet werden. Handelt intrastat.ai als Auftragsverarbeiter, muss es die Anfrage gegebenenfalls an den jeweiligen Kunden bzw. Verantwortlichen weiterleiten oder den Kunden nach Maßgabe der jeweiligen Vereinbarung bei der Bearbeitung unterstützen.
18. Beschwerden
Betroffene Personen können das Recht haben, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Eine konkrete federführende Aufsichtsbehörde wurde für eine Veröffentlichung nicht verifiziert und wird hier nicht genannt.
Ein gesonderter Datenschutzkontakt, ein Datenschutzbeauftragter und eine Aufsichtsbehörde werden noch nicht veröffentlicht, da sie für diesen Hinweis nicht verifiziert wurden.
19. Cookies und ähnliche Technologien
Die Website verwendet Google Analytics 4, um die Nutzung der Website zu verstehen. Analysen sind standardmäßig aktiviert, sofern Besucher optionale Cookies nicht ablehnen. Die Auswahl wird im Browser gespeichert und kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert werden.
Die Website nutzt außerdem den Sitzungsspeicher des Browsers, um das ausgewählte Land während der Sitzung zu speichern, und kann vom Hosting bereitgestellte Länder-Header verwenden, um ein EU-Land vorzuschlagen.
20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
intrastat.ai kann diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen des Dienstes, der Anbieter, der Rechtslage oder der betrieblichen Praxis abzubilden. Bei wesentlichen Änderungen sollte das Aktualisierungsdatum angepasst werden.
21. Kontakt
Datenschutzfragen können an info@intrastat.ai oder an SmartRoad AI and Technology Services OÜ, Mäealuse 2/1, Tallinn 12618, Estonia, gerichtet werden.